La bonne gestion des archives dans une structure sanitaire est aussi cruciale que celle des autres services. Elle constitue la mémoire institutionnelle, assure la continuité des soins, la sécurité juridique et l’efficacité administrative, tout en soutenant la formation et la recherche scientifique.
Le rôle du secrétariat et du service archive
Selon KASEREKA MASTAKI Kizito, Secrétaire Administratif :
« Le secrétariat hospitalier regroupe plusieurs agents spécialisés : secrétaire de direction, secrétaire particulier du médecin directeur, secrétaires des administrateurs, protocole, rédacteur en chef, agent de classement, archiviste et assistant archiviste, informaticien, dactylographe, chargé de communication et statisticien. Aujourd’hui, notre équipe est composée de quatre membres : moi-même, la statisticienne KATUSELE, l’archiviste PANDEKI Béatrice, et son assistant RODRIGUE MUHONGYA. Nous nous efforçons de gérer toutes les tâches administratives et archivistiques pour assurer le bon fonctionnement de l’hôpital. »
Le secrétariat et le service archives sont indispensables pour la fluidité administrative, la coordination des services et la conservation sécurisée des informations.
Quels documents constituent les archives hospitalières ?
Les archives regroupent l’ensemble des documents produits par l’hôpital :
- Lettres reçues et envoyées.
- Attestations, certificats, comptes rendus et registres divers.
- Dossiers médicaux des patients hospitalisés et ambulants : fiches d’hospitalisation, fiches médicales, rapports médicaux.
- Anciennes conventions, contrats et autorisations de fonctionnement.
« Chaque document doit être bien protégé et conservé », rappelle Kizito.
Durée et conditions de conservation
- Les documents administratifs sont généralement conservés au moins 10 ans.
- Les fiches médicales des patients hospitalisés, riches en informations sur l’évolution des malades, sont conservées le plus longtemps possible.
L’Hôpital de Référence Secondaire de MATANDA conserve encore les fiches médicales depuis 1988, année de son ouverture. Ces dossiers restent consultables pour :
- La formation des étudiants.
- La recherche scientifique.
- La consultation par les médecins pour orienter les nouvelles prescriptions.
- La référence en cas de litiges administratifs ou juridiques.
Les autorisations de fonctionnement et anciennes conventions, certaines datant de 1987, sont également conservées tant que l’hôpital existe, garantissant la continuité institutionnelle.
Utilité des archives pour la formation et la recherche
Les archives ne sont pas seulement des documents statiques : elles constituent un outil pédagogique et scientifique vivant.
« Les étudiants en médecine encadrés depuis la promotion du Docteur PALUKU MWALITSA Jean Paul jusqu’à la dernière promotion de l’UCG peuvent en témoigner.
Ils ont consulté nos dossiers médicaux pour leurs travaux pratiques et de recherche », précise Kizito.
De plus :
- Les étudiants de l’ISTM et de l’ITM de MATANDA utilisent les archives pour leurs stages, travaux pratiques et recherches.
- Ces documents permettent d’étudier l’évolution des maladies, d’analyser les pratiques médicales et de comparer les résultats au fil des années.
« Les archives sont un outil de transmission du savoir et un support indispensable pour former la nouvelle génération de professionnels de santé », ajoute Kizito.
Un mot pour les étudiants et futurs secrétaires
« Pour tous ceux qui choisissent le secrétariat, l’administration ou l’archivistique comme carrière, sachez que votre rôle est fondamental dans toute institution, et encore plus dans le domaine de la santé.
Vous contribuez directement à la qualité des soins, à l’efficacité des services et à la sauvegarde des informations vitales pour les patients et pour l’institution.
Un bon secrétaire ou archiviste n’est pas seulement un agent administratif : il est un acteur clé du bon fonctionnement de l’hôpital. »
Conclusion et appel à la collaboration
« Nous sommes fiers de bien gérer nos archives, qui ont contribué à l’enrichissement des connaissances de nombreux médecins et chercheurs. Nous remercions le staff dirigeant de l’hôpital qui nous offre de bonnes conditions de travail pour assurer la conservation et l’organisation de ces documents. Nous invitons également toutes les personnes intéressées à nous faire part de remarques constructives, afin d’améliorer encore nos archives et de mieux servir les apprenants et futurs cadres de notre pays. »
La gestion rigoureuse des archives garantit :
- La continuité et la qualité des soins.
- La sécurité et la fiabilité administrative.
- La valorisation des ressources documentaires pour la formation et la recherche.
Rédaction : Service Numérique – Hôpital de Référence Secondaire de MATANDA
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