La gestion de la documentation joue un rôle capital dans la performance d’une structure sanitaire. À l’Hôpital de Référence Secondaire de MATANDA, ce travail est confié à Madame KATUNGU PENDEKI Béatrice, responsable du département de documentation, accompagnée de son assistant RODRIGUE. Ensemble, ils assurent la bonne organisation, la conservation et la mise à disposition des documents médicaux et administratifs nécessaires au fonctionnement harmonieux de l’hôpital
Les missions principales du service de documentation
Selon Madame Béatrice, la documentation hospitalière constitue la mémoire vivante de l’institution.
« Nos tâches consistent à collecter, classer, conserver et rendre accessibles les documents produits ou reçus par l’hôpital », explique-t-elle.
Parmi les principales responsabilités de son service, on retrouve :
- La création et la gestion des dossiers des patients de tous les départements (chirurgie, médecine interne, pédiatrie, gynécologie, maternité, néonatologie, etc.) ;
- Le classement et l’organisation des dossiers des patients après leur sortie de l’hôpital ;
- La gestion documentaire des partenaires et des mutuelles de santé, assurant une traçabilité claire et fiable des engagements et collaborations.
Son assistant RODRIGUE veille à ce que chaque document soit rangé selon un ordre logique et hiérarchique, facilitant ainsi la recherche et la consultation rapide des informations.
La transition vers la documentation numérique
Dans le cadre de la modernisation initiée par la direction de l’hôpital, le département informatique dirigé par l’informaticien Julien KABUYAHIA travaille activement à la numérisation de la documentation hospitalière.
« Ce processus, encadré par le comité de direction, vise à rendre les documents médicaux et administratifs accessibles sous format électronique, afin de faciliter leur exploitation par les soignants, les étudiants et les chercheurs », précise Julien.
À terme, cette transformation permettra :
- une sécurisation accrue des données ;
- un gain de temps considérable dans la recherche des informations ;
- et une meilleure continuité du service entre les départements médicaux et administratifs.
Un espace d’apprentissage et de recherche
La documentation de l’hôpital de MATANDA constitue également une ressource précieuse pour la formation. De nombreux étudiants en médecine, en soins infirmiers et en psychologie clinique viennent y consulter des dossiers pour leurs travaux pratiques et leurs recherches.
Madame Béatrice adresse à ces visiteurs quelques recommandations clés :
- « Consultez les documents selon la logique de notre classement. »
- « Évitez de déplacer ou désordonner les dossiers. »
- « Manipulez toujours les documents avec soin, pour qu’ils puissent servir également aux générations futures. »
Ces gestes simples participent à la préservation du patrimoine documentaire de l’hôpital.
Un service discret, mais indispensable
Bien que peu visible, le service de documentation constitue un pilier stratégique pour la gestion administrative, la qualité des soins et la recherche scientifique. Grâce à la rigueur et au professionnalisme de Madame KATUNGU PENDEKI Béatrice et de son équipe, l’Hôpital de Référence Secondaire de MATANDA dispose d’une documentation fiable, accessible et durable véritable socle de son excellence hospitalière.
Hôpital de Référence Secondaire de MATANDA – Service de Documentation
Rédigé par le Service Numérique – HGRS MATANDA
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